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外贸客户验厂-只要做足这些事-不怕通不过

2021-10-12 16:35 作者:admin 浏览:

验厂又叫工厂审核,俗称查厂,简单地理解就是检查工厂。一般分为人权验厂(社会责任验厂)、品质验厂(质量技术验厂)、反恐验厂(供应链安全验厂)等等。很多客户希望供应商在质量、社会责任(人权)、反恐等方面的管理体系达到一定的要求,因此在下订单之前会自己或者委托第三方公证行检查工厂状况,在确认工厂没有大的、严重的问题存在后,才能够将工厂纳入为到合格供应商名单,才会下订单并长期合作。


工厂想要顺利通过验厂,做好以下准备工作,定能有好的 结果。


一、审核前期:


1、首先工厂负责陪同验厂的人员准备一间干净整洁的办公室方便审核员进行工作,准备一些瓜果体现工厂的热情和礼貌,一种轻松愉快的气氛会让后面的验厂工作变得更加的顺利。


2、主动出击,联系到审核员,可以为其分忧安排专车接送给审核员留下一个好的印象。


3、验厂专业性资料以及现场布置如下:


●所需要的所有程序文件整齐摆放以便审核员查阅。

●保证车间通道畅通,灭火器(灭火气不能直接放地上)、警铃不能被挡。

●劳保护具一定要按要求佩戴、如手袋、防护帽、耳塞、口罩等。

●各人员相互信任配合做好准备工作。


二、初次会议:


1、审核员会召集工厂管理人员简要介绍审核的几个步骤;


2、需要配合审核员提供工厂的一些基本情况,如厂房面积、人数,上下班和各班次时间;


3、列出验厂所需要考核的文件资料清单;


4、 解释一下员工访谈的方式和如何挑选确定哪些工人来进行访谈;


5、此时如果工厂有什么疑问可以向审核员进行提问,审核员会答复厂方提出的疑问,事先会和工厂说明情况,可能要拍照片,因为对于有些工厂来说拍照这个事比较敏感,但是又不得不去做。


 注意:这时候我们应该做的就是认真倾听,按照审核员安排进行验厂,若有异议可以适当提出,审核员所需要的文件以及其他信息一一告知,做到清楚明了。


三、文审部分:


1、初次会议结束后审核员后先会从文件审核开始,也就是我们经常说的“看文件”包括营业执照、安全制度、厂规厂纪、人事资料、劳动合同、工时纪录、工资制度、薪资表、福利待遇、培训/伤害治具及装备调养/演习纪录。有的客户甚至要看至少一年的工资工时纪录。


2、在审核员进行文审的他有可能会对文件提出一些疑问,此时我们负责验厂主导人员一定要灵活应变,正面且从容面对审核员提出的疑问,在有和审核员建立的良好印象和文件没有纰漏的情况下,审核员都不会刻意为难。


四、现场审核:


1、文件审核完,到了现场审核阶段,审核员会对仓库、生产车间、宿舍、食堂、洗手间、门卫室及医务室等进行审查,这些都是工厂基础设施。或者说工厂平面图上面有的地方都要看。看生产运作的情况、看现场的生产记录纪录、看消防防护设备是否齐全,是否合规范。


2、说到这里不得不多说一下这个消防的问题,自沃尔玛消防新规定提出,各大客户消防标准相继提高,严格的时候一个小小的消防标志弄错都能够直接导致一次验厂的不合格,验厂长久来的准备工作化为乌有,所以说现在看现场就等于看消防,切不可大意;但是每个工厂不可能是完美的,或多或少会出现一些问题,这个时候一定要和审核员表明决心,在他出报告之前将现场出现的问题整改好,想尽一切办法进行补救。


五、员工访谈:


1、现场审核完毕后就是员工访谈环节,访谈的员工是由审核员来选的,而不是由工厂指派,选人的原则一般是不一样的部门、不一样的年纪、不一样的工作年限。


2、 审核员会怎样挑选,从工作现场、人事登记表、薪资表中选出,工厂管理人员要回避,在单独的房间或者会议室来进行访谈。面谈成果不向工厂管理层透露。面谈的气氛尽可能轻松、互动、做到双向沟通,尽可能关注工人的感觉,并保证不向工厂说出姓名。


3、访谈的内容一般围绕上班时间、加班情况、工资构成,奖励惩罚措施,以及一些标准行为守则。


 注意:员工访谈环节是至关重要的一环,如果在这个时候审核员在访谈过程中得到的信息和我们提供的信息不一致将会直接导致验厂有不一致问题结果就是NG,所以在验厂前期员工访谈培训这一环节一定要做足工作,所谓宁可错过不可放过,才可以通过在这至关重要的一节。


六、结束会议:


1、 最后的环节——结束会议,审核员强调工厂的负责任和强项。


2、感激工厂对本次审核的支持、帮助。回答工厂的疑问。


3、强调考核操作方式和成果的局限性,阐明成果是不很全面的。


4、做出现场报告需要负责人签名,将验厂的记录带回,报告将会在7个工作日左右公布。


整个验厂的大体流程就是如此,遇到问题正面面对,积极配合审核员的工作,因为他的决定关系此次验厂的结果问题,切勿与审核员过不去,当然审核当天做的再好,没有一个精心的准备,各部门积极地配合一切都是空谈。


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